6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Kapsamında Katılımcı Aydınlatma Metni

1 Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m. 3/1-(ı) kapsamında; kişisel verilerinizin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından, güvenliğinden ve mevzuata uygun yönetilmesinden doğrudan ve münhasıran sorumlu olan yasal Veri Sorumlusu:

Kişisel verilerinizle ilgili herhangi bir düzeltme, güncelleme, silme veya değişiklik talebiniz olduğunda başvurular doğrudan veri sorumlusu iletişim adresi olan mehmeteren2006@gmail.com adresine iletilir.

2 İşlenen Kişisel Veri Kategorileri ve Veri Türleri

Etkinlik web sitesi başvuru formu aracılığıyla toplanan ve işlenen kişisel verileriniz aşağıda kategorize edilmiştir:

3 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 4., 5. ve 6. maddelerine uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Kayıt ve Kontenjan Yönetimi: Etkinlik başvurusunun kabul edilmesi, mükerrer veya sahte kayıtların önlenmesi, konferans salonu kapasitesine göre katılımcı listesinin belirlenmesi.
• İletişim ve Bilgilendirme: Katılım onay mesajlarının, karekod/giriş biletlerinin, etkinlik program güncellemelerinin, ulaşım detaylarının e-posta veya SMS yoluyla katılımcıya iletilmesi.
• Lojistik ve Servis Planlaması: Adana, İskenderun, Antakya ve çevre kampüslerden talep edilen servis/otobüs araç kapasitesinin ve hareket saatlerinin planlanması.
• İçerik Zenginleştirme ve Panel Yönetimi: Katılımcıların yapay zekâ deneyim seviyeleri ve yönelttikleri soruların tasnif edilerek panel akışında konuşmacılara iletilmesi.
• Özel İhtiyaçların Karşılanması: Katılımcıların bildirdiği gıda alerjileri veya fiziksel erişilebilirlik gereksinimlerinin salon ve ikram görevlileri nezdinde organize edilmesi.
• Tanıtım, Arşiv ve Etkinlik Raporlaması: Etkinlik esnasında çekilen genel ortam fotoğrafları ve video kayıtlarının ana kurucular (Milli Yetkinlik Hamlesi & Zamansız) ile destekçi ve koordinatör kurum İskenderun Teknik Üniversitesi (İSTE & YGT)'nin kurumsal sosyal medya, web sitesi ve basın bültenlerinde haber/arşiv amaçlı paylaşılması.
• Hukuki Yükümlülük ve Güvenlik: 5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca siber güvenliğin temini ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelebilecek yasal bilgi taleplerinin karşılanması.

4 Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; web sitemizde yer alan başvuru formunun elektronik ortamda doldurulması suretiyle tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

KVKK'nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verilerinizin işlenmesinde dayandığımız hukuki sebepler şunlardır:

• KVKK m. 5/2-(c) [Bir sözleşmenin kurulması veya ifası]: Etkinlik katılım talebinizin alınması, katılımınızın kesinleştirilmesi ve organizasyonun taahhüt edildiği şekilde gerçekleştirilmesi.
• KVKK m. 5/2-(f) [Veri sorumlusunun meşru menfaati]: Katılımcı memnuniyetinin artırılması, panel oturumlarının kurgulanması, salon güvenliği ve etkinlik analitiğinin yapılması (temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla).
• KVKK m. 5/2-(ç) [Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi]: Mevzuattan kaynaklanan bilgi saklama, bildirim ve siber güvenlik yükümlülüklerinin ifası.
• KVKK m. 5/1 ve m. 6/2 [Açık Rıza]: Yalnızca tarafınızca beyan edilen özel nitelikli sağlık/diyet verilerinizin işlenmesi ve ilerleyen dönemdeki yeni etkinliklere ilişkin bilgilendirme iletileri gönderilmesi hususlarında açık rızanıza başvurulmaktadır.

5 Kişisel Verilerin Aktarılması ve Alıcı Grupları

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen veri aktarma şartları çerçevesinde:

• Organizasyon İcrası: Ana kurucular olan Milli Yetkinlik Hamlesi ve Zamansız ekipleri ile destekçi ve koordinatör kurum İskenderun Teknik Üniversitesi ve Yenilikçilik ve Girişimcilik Topluluğu etkinlik yürütme birimlerine (etkinlik koordinasyonu ve salon yönetimi amacıyla),
• Ulaşım ve Lojistik Sağlayıcıları: Yalnızca servis/otobüs talep eden katılımcılar için, araç kapasite yönetimi ve yolcu listesi oluşturulması amacıyla ilgili servis taşımacılık firmasına ve şoförlerine,
• Yemek / İkram Hizmeti Sağlayıcıları: Yalnızca gıda hassasiyeti belirten katılımcıların taleplerini karşılamak üzere, kimlik bilgisi paylaşılmaksızın (anonimleştirilmiş sayı ve alerjen türü olarak),
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yürürlükteki mevzuat uyarınca zorunlu kılınan hallerde adli merciler, emniyet birimleri ve mevzuatla yetkilendirilmiş denetleyici kamu kurumlarına

aktarılabilecektir. Verileriniz hiçbir koşulda ticari pazarlama, reklam satışı veya üçüncü taraf veri simsarlığı amacıyla satılmaz veya devredilmez.

6 Etkinlik İçi Fotoğraf ve Video Çekimleri

Etkinlik süresince Merkez Kampüs Kırmızı Salon (İSTE)'nde profesyonel fotoğrafçılar ve video ekipleri tarafından genel salon, sahne ve izleyici çekimleri yapılacaktır. Bu çekimler, etkinliğin hatırasını yaşatmak, bilimsel ve kültürel faaliyetleri tanıtmak amacıyla Ana Kurucular (Milli Yetkinlik Hamlesi & Zamansız) ile Destekçi ve Koordinatör kurum İSTE'nin resmî mecralarında yayınlanabilecektir. Özel olarak odaklanılmış portre çekiminizin yayınlanmasını istememeniz halinde, etkinlik günü organizasyon masasına veya fotoğraf ekibine sözlü olarak ya da sonrasında mehmeteren2006@gmail.com adresine yazılı olarak başvurarak ilgili görselin yayından kaldırılmasını talep edebilirsiniz.

7 Kişisel Verilerin Saklanma Süresi ve İmhası

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal zamanaşımı süreleri (Türk Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamındaki zamanaşımı süreleri) saklanacaktır.

Etkinliğin tamamlanması, sertifika ve teşekkür belgelerinin iletilmesi ve varsa resmi raporlama süreçlerinin sona ermesini takiben, kişisel verileriniz Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca ilk periyodik imha döneminde güvenli şekilde silinir, yok edilir veya istatistiksel analizler için anonim hale getirilir.

8 Veri Güvenliğine İlişkin Alınan Tedbirler

Veri Sorumlusu, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ile verilerin güvenli muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almıştır:

• Veri aktarımı HTTPS / TLS 1.3 şifreleme protokolleri ile güvence altına alınmıştır.
• Bot saldırılarına, form manipülasyonlarına ve DDoS tehditlerine karşı Cloudflare Turnstile ve hız sınırlandırma (rate-limiting) altyapısı uygulanmaktadır.
• Veritabanı ve yerel kayıt dosyaları (kayitlar.xlsx / Google Sheets) şifrelenmiş ortamlarda tutulmakta, yalnızca yetkilendirilmiş sınırlı organizatör personeli tarafından parola korumalı olarak erişilebilmektedir.

9 İlgili Kişinin (Veri Sahibinin) Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak Veri Sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10 Haklarınızı Kullanma ve Başvuru Usulü

KVKK'nın 11. maddesinde sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi (verilerinizin düzeltilmesi, değiştirilmesi, silinmesi, güncellenmesi veya bilgi alma talepleri); Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak Veri Sorumlusu olan Milli Yetkinlik Hamlesi'ne aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

Talebiniz, niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve başvuru yaptığınız e-posta adresinize yazılı olarak yanıt verilecektir.